Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) FK UMSU adalah suatu sistem yang dirancang dan diterapkan untuk memastikan bahwa kegiatan, proses, dan hasil yang dihasilkan oleh institusi tersebut memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan, serta berfungsi untuk secara berkelanjutan meningkatkan kualitas secara internal
Konsistensi dalam melaksanakan penjaminan mutu internal secara terus menerus akan memungkinkan terbangunnya beberapa kondisi yang diinginkan, yakni:
-
Visi, Misi dan Tujuan FK UMSU dan Prodi dapat dicapai.
-
Kebutuhan dan tuntutan pemangku kepentingan (stakeholder) dapat dipenuhi.
-
Semakin kuatnya kepatuhan terhadap berbagai ketentuan, aturan dan undang-undang yang mengatur tentang sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi.
-
Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengembangan SPMI di UMSU mengikuti prinsip manajemen kendali mutu model PPEPP (Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar, Pengendalian Standar, Peningkatan Standar. Pada tahap “Penetapan Standar”, UMSU melakukan persiapan dengan merancang dan menetapkan berbagai dokumen yang terdiri atas Kebijakan Mutu (Sistem Penjaminan Mutu Internal), Manual Mutu, Standar Mutu Manual Prosedur/SOP beserta formulir yang menjadi dasar dan pedoman pelaksanaan penjaminan mutu. Pada tahap “Pelaksanaan Standar”, setiap unit, mulai dari universitas, fakultas/program pascasarjana, prodi, biro, badan dan lembaga melaksanakan tugas, fungsi serta kebijakan mutu yang ditujukan untuk memenuhi standar yang telah ditetapkan. Pada tahap “Evaluasi Standar”, setiap anggota organisasi dalam melaksanakan tugasnya, pada periode tertentu harus melakukan evaluasi diri dan dilakukan audit mutu internal untuk mengetahui kesesuaian hasil kerjanya dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila hasil kerjanya tidak memenuhi, tidak sesuai atau menyimpang dengan standar yang telah ditetapkan maka harus dilakukan “Pengendalian Standar” berupa tindakan koreksi maupun perbaikan terhadap hasil kerja agar standar yang telah ditetapkan dapat dicapai. Pengendalian pelaksanaan standar dimaksudkan untuk dapat memenuhi standar. Setelah standar yang ditetapkan dapat terpenuhi, selanjutnya dilakukan “Peningkatan Standar”. Peningkatan ini dilakukan melalui pemanfaatan hasil capaian standar maupun berdasarkan kebutuhan internal dan stakeholder untuk peningkatan mutu melalui penyusunan dan penetapan mutu standar yang lebih tinggi. Proses ini akan berlangsung terus menerus menuju peningkatan mutu secara berkelanjutan (continual quality improvement).
Pelaksanaan SPMI di UMSU mengikuti alur sebagai berikut:
a. UMSU menetapkan visi dan misi.
b. Setiap fakultas menetapkan visi dan misi berdasarkan visi dan misi universitas.
c. Selanjutnya setiap program studi menetapkan visi dan misi berdasarkan visi dan misi UMSU dan fakultas.
d. UMSU membentuk dan menetapkan organisasi pelaksana kerja penjaminan mutu pada tingkat universitas, fakultas dan prodi.
e. Dengan meramu visi dan misi UMSU dengan kebutuhan stakeholders selanjutnya disusun kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, standar operasional prosedur (SOP), Instruksi Kerja, Formulir.
f. UMSU melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan model penjaminan mutu yang sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan UMSU.
g. UMSU melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dan selanjutnya merevisi standar melalui benchmarking secara berkelanjutan.
